The objective of the Grievance procedure is to promote good staff relations by the prompt resolution of individual grievances. Grievances may relate to any concerns, problems or complaints an employee, contractor or client or any stakeholder who has an interest or who may come into contact with the Company, may have in relation to any aspect of employment or a decision made about the employment/contracts including terms and conditions, relationships at work, harassment, new working practices, changes within the organization and equal treatment. An effective grievance management process respects the human right to seek remedy. This procedure is taken in conjunction with the Whistleblowing and complaints SOP’s

Internal Grievances Management Process
All employees and contractors have the right to raise grievances. In the first instance, this will be directly with the individual’s line manager. Where this is unsuccessful, or in the event that the individual does not feel that it is appropriate to raise the issue with his line manager, the grievance may be escalated through the chain of command.

Initially, if raising a grievance with the Manager is inappropriate, or if the situation is unclear with whom a grievance should be raised, then informal counselling from the Country Manager or Operations Director should be sought. They will agree on how best to proceed.

Alternatively, all personnel have the right to use the confidential whistle-blower email address to raise their concern with the Ethics Committee.

Domestic Grievance Management
Domestic grievance management for Yemen national personnel is managed by HR department in the first instance following accepted national practices. Where the grievance is not resolved, the General Manager will be called to attempt resolution.
Admin & Finance Director and the Country Manager will consult to ensure that:
(a) Any grievance involving is resolved.
(b) Management lessons are identified for continuous improvement purposes.
Appropriate issues will be raised at the next Country Management Team Meeting.
You are entitled to be accompanied to grievance meetings by a colleague who will be present at the meeting in the capacity of a witness and should not take an active part in the proceedings.
In some cases, you may prefer to discuss your grievance with a person of the same gender. If so, please speak to your senior representative who will be able to advise you.

Foreign National Grievance Management
Foreign national grievance management managed by the Country Manager in the first instance. Where the grievance is not resolved, the General Manager will be called to attempt resolution.
The Country Manager will consult with Admin & Finance Director to ensure that:
(c) Any grievance involving a foreign national is resolved.
(d) Management lessons are identified for continuous improvement purposes.
Appropriate issues will be raised at the next Country Management Team Meeting.
You are entitled to be accompanied to grievance meetings by a colleague who will be present at the meeting in the capacity of a witness and should not take an active part in the proceedings.
In some cases, you may prefer to discuss your grievance with a person of the same gender. If so, please speak to your senior representative who will be able to advise you.

Procedure
If you have any grievance relating to your employment, excluding any grievance you may have with a view held by others of you (such as described in a performance review), dismissal or disciplinary process which should be raised as an appeal within the disciplinary procedure, you should comply with the following procedure to resolve any concerns that you may have:
Stage 1
Any grievance you have relating to your employment must initially be raised in writing with your Line Manager, or if the grievance specifically relates to the actions of your immediate Line Manager, with the superior to whom he/she reports, with a copy to the Human Resources Manager within seven days of the occurrence. The investigating Manager will advise persons implicated or named in the grievance that they are the subject of a grievance investigation, the timings and nature of the complaint, and they will also be informed in due course of the findings of the hearing or investigation.
Stage 2
Having obtained the facts about the grievance, your Line Manager will discuss the matter with you, if possible, within three working days in an attempt to resolve the grievance. During this meeting or before, if appropriate, the two parties shall exchange relevant information pertinent to the grievance. After the meeting your manager will inform you of the outcome and of the decision reached and offer you the right to appeal
Stage 3
Should the grievance still not be resolved to the satisfaction of all parties you should notify your manager, with a copy to the Human Resources Manager, with your reasons in writing. The matter shall be referred to a committee whose decision shall be final and binding. The committee shall comprise of the General Manager and a minimum of two Managers for the purpose.
Process
Step One

The first step is to raise your complaint with your relevant Line Manager. It is hoped that most grievances can be dealt with on an informal basis by your Line Manager.

Step Two

If your Line Manager cannot satisfactorily resolve the problem or the grievance lies with your Line Manager, your relevant senior HR representative or senior manager will try to find a solution. The senior HR representative /senior manager may decide that further enquiries need to be made. If this is the case then you will be notified accordingly. You will also be informed of the outcome of the enquiries and of the proposed action that needs to be taken to address the situation. A record of your grievance will be made.

Step Three

If you are dissatisfied with the outcome of step two or the matter is of a serious nature, you should discuss the issue with the Operations Director. The Operations Director will arrange to see you to discuss the matter fully and to try to reach a satisfactory solution. You will be informed of the proposed action and a record of the grievance will be made.

Step Four

If all the above channels cannot resolve the matter, then the issue should be referred to the Managing Director, who will arrange to see you to discuss the matter fully and try to resolve the matter. You will be informed of the proposed action and again a record will be made. The decision made at this level will be final.

إجراءات التظلم

المقدمة
1) تحدد القواعد معايير الأداء والسلوك بينما تُصمم الإجراءات للمساعدة لتعزيز العدالة والنظام عند معاملة الأفراد. إن هدفنا يتمثل في أنوري اتخاذ حد أدني من القواعد لضمان مصلحة الشركة ككل. القواعد والإجراءات يجب أن تؤكد على تحسين سلوك الأفراد وتشجيعهم، عندما يفشلون في تلبية المعايير المطلوبة وألا يُنظر لهم بأنهم مجرد وسيلة للعقاب، ونحتفظ بالحق في تعديل هذه القواعد والإجراءات عند اللزوم. 2) سيتم بذل كافة الجهود لضمان ان أي إجراء يتم اتخاذه تحت هذه الإجراءات يحظى بالعدالة مع إعطائك الفرصة لتعبر عن قضيتك وتستأنف ضد أي قرار تعتقد بانه غير منصف. 3) يجب أن تضمن القواعد والإجراءات التالية ما يلي: ١. أن يتم استخدام الإجراء الصحيح عندما يُطلب منك حضور أي جلسة استماع تأديبية. ٢. انك على دراية كاملة بمعايير الأداء والإجراءات والتصرفات المطلوبة منك. ٣. أن الإجراء التأديبي اذا استدعت الحاجة لذلك، يتم اتخاذه بصورة سريعة وعادلة ومتسقة. ٤. انه يتم اتخاذ إجراءات تأديبية بحقك بعد إجراء التحقيقات الدقيقة وبعد الاطلاع على الوقائع وبعد منحك الفرصة لتمثيل نفسك في القضية، وفي بعض الحالات قد يتم اللجوء إلى التعليق المؤقت للحقوق المالية التعاقدية حتى لا يتم إعاقة التحقيقات، وهذا لا يعتبر باي حال من الأحوال بانه إجراء تأديبي أو شكل من أشكال العقوبة. ٥. بخلاف العتاب أو التوبيخ غير الرسمي " غير الرسمي" يحق لك أن تكون برفقة أي زميل عمل في جميع مراحل الإجراءات التأديبية الرسمية. ٦. وعادة لن يتم طردك من العمل عند أول انتهاك لقواعد الانضباط إلا في حال ارتكاب سوء السلوك الجسيم. ٧. اذا كنت منضبط، فستتلقى تفسير للعقوبة المفروضة ويحق لك الاستئناف ضد القرار والعقوبة.
إجراءات التظلم والشكوى 1) من المهم أنه إذا شعرت بعدم الرضا عن أي مسألة تتعلق بوظيفتك، فيجب أن يكون لديك وسيلة فعالة يمكن من خلالها التعبير عن هذه الشكوى وحلها عند الاقتضاء.
2) لا يوجد في هذا الإجراء ما يقصد منه منعك من طرح أي مسألة قد ترغب في ذكرها بشكل غير رسمي. ويمكن للنقاش غير الرسمي أن يحل المشاكل في كثير من الأحيان دون الحاجة إلى سجل مكتوب. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في رفع شكوى رسمية او تظلم ، فيجب عليك عادةً القيام بذلك كتابةً من البداية.
3) لديك الحق في أن يرافقك في أي مرحلة من مراحل الإجراء موظف زميل قد يقوم مقام الشاهد أو يتحدث نيابة عنك لشرح الموقف بصورة أكثر وضوحا.
4) إذا شعرت بالظلم من أي مسألة تتعلق بعملك ، فيجب عليك أولاً طرح المسألة مع الشخص المحدد في بيان شروط التوظيف الخاص بك ، مع شرح طبيعة ومدى شكواك بشكل كامل. ستتم دعوتك بعد ذلك إلى اجتماع في وقت وموقع معقول ليتم فيه التحقيق في شكواك بشكل كامل. ويجب عليك اتخاذ جميع الخطوات المعقولة لحضور هذا الاجتماع. سيتم إخطارك بالقرار ، كتابيًا ، عادةً في غضون عشرة أيام عمل من الاجتماع ، بما في ذلك حقك في الاستئناف. 5) إذا كنت ترغب في تقديم استئناف ، يجب عليك إبلاغ مديرك المباشر في غضون خمسة أيام عمل. وستتم دعوتك بعد ذلك إلى اجتماع آخر ، ويجب عليك اتخاذ جميع الخطوات المعقولة لحضوره. وبقدر الإمكان عمليًا ، سيتم تمثيل الشركة بمدراء اكبر وأكثر حضورا من الاجتماع الأول (ما لم يكن أكبر مدير قد حضر ذلك الاجتماع). 6) بعد اجتماع الاستئناف سيتم إبلاغك بالقرار النهائي، وعادة في غضون عشرة أيام عمل وسيتم تأكيد ذلك كتابيا.